HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC CUỘC HỌP TRÊN WEBEX MEETINGS

Trong thời đại công nghệ kỹ thuật số hiện nay, việc tụ họp lại một nơi để có thể thảo luận, hội họp có lẽ sẽ không cần thiết nữa khi mà giờ đây mọi người có thể dễ dàng gặp gỡ, kết nối cùng nhau thông qua các nền tảng hội họp trực tuyến. Cisco Webex Meetings – một trong những nền tảng hội nghị trực tuyến hàng đầu thế giới, đem đến cho bạn một giải pháp hiệu quả để kết nối, hợp tác và họp trực tuyến với đồng nghiệp, khách hàng và nhiều đối tác đến từ mọi nơi trên thế giới.

Với bài hướng dẫn này, Kim Cát sẽ đi qua các bước cơ bản để bạn có thể bắt đầu tổ chức cuộc họp Cisco Webex Meetings một cách thuận lợi nhất, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua mọi bước một cách chi tiết và dễ hiểu.

NỘI DUNG

1)CÁCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP TRÊN CISCO WEBEX MEETINGS

1.1) Tạo cuộc họp Webex với trình duyệt web

1.2) Tạo cuộc họp Webex với ứng dụng tải về

Hướng dẫn cài đặt ứng dụng Cisco Webex Meeting trên thiết bị Window/MAC
Hướng dẫn cài đặt ứng dụng Cisco Webex Meeting trên thiết bị di động IOS/Android

2) NHỮNG TÍNH NĂNG HỮU ÍCH MÀ CISCO WEBEX MEETINGS MANG LẠI

2.1) Các tính năng có trên ứng dụng

2.2) Các tính năng dành cho người tổ chức

3) HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN CISCO WEBEX MEETINGS

1)CÁCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP TRÊN CISCO WEBEX MEETINGS

1.1) Tạo cuộc họp với trình duyệt web

Truy cập vào trang web https://www.webex.com/,chọn Sign In để đăng nhập.

Điền email của bạn (nếu đã có tài khoản), hoặc đăng nhập với Microsoft, Facebook, Apple hay Google.

Sau khi đã đăng nhập tài khoản thành công, ứng dụng đã sẵn sàng để bạn có thể bắt đầu một cuộc họp. Nếu bạn vẫn chưa cài đặt ứng dụng Webex meetings về thiết bị, hãy nhấp vào phần mũi tên, sau đó chọn Use web app và bấm Start để bắt đầu cuộc họp.

Màn hình sẽ hiển thị phần xem trước để bạn điều chỉnh âm thanh và hình ảnh trước khi bắt đầu. Sau khi kiểm tra hãy chọn Start meeting.

1.2) Tạo cuộc họp với ứng dụng tải về

Mở ứng dụng Webex meetings đã được cài đặt, để bắt đầu một cuộc họp hãy chọn Start a Personal Room meeting.

Tương tự như ở trình duyệt web, ứng dụng cũng sẽ hiển thị một màn hình xem trước để bạn kiểm tra âm thanh và hình ảnh trước khi bắt đầu. Sau khi kiểm tra xong, hãy chọn Start meeting.

Và đây là giao diện khi đã bắt đầu thành công.

Hướng dẫn cài đặt ứng dụng Cisco Webex Meeting trên thiết bị Window/MAC

Bước 1: Truy cập vào trang web https://www.webex.com/downloads.html

Bước 2: Chọn phiên bản phù hợp với thiết bị của bạn: 64 bit hoặc 32 bit

Lưu ý: Ứng dụng chỉ phù hợp với các thiết bị chạy Win 10 trở về sau.

Bước 3: Sau khi tải xong hãy nhấp chạy file vừa tải về, rồi bấm Next

Bước 4: Tích vào ô I accept the terms in the license agreement, tiếp tục bấm Next

Bước 5: Tiếp theo chọn Install để lắp đặt

Bước 6: Sau cùng, khi đã cài đặt thành công, chọn Finish để đóng cửa sổ và khởi động phần mềm

Hướng dẫn cài đặt ứng dụng Cisco Webex Meeting trên thiết bị di động IOS/Android

Bước 1: Mở Google Play Store/App Store

Bước 2: Nhập Cisco Webex Meetings vào mục tìm kiếm

Bước 3: Chọn ứng dụng từ Cisco Systems, Inc

Bước 4: Bấm chọn Download để tải ứng dụng. Sau khi hoàn tất ứng dụng sẽ xuất hiện trên màn hình chính thiết bị di động của bạn.

Hoặc nhấp vào đây để tải ứng dụng:

2) NHỮNG TÍNH NĂNG HỮU ÍCH MÀ CISCO WEBEX MEETINGS MANG LẠI

Bạn sẽ được trải nghiệm nhiều tính năng hữu ích do Cisco Webex Meetings cung cấp trong quá trình tổ chức cuộc họp.

2.1) Các tính năng có trên ứng dụng

Messaging

1 Gửi tin nhắn riêng cho ai đó mà bạn muốn trò chuyện

2 Tạo nhóm nhỏ để cùng nhau thảo luận

Schedule

Ngoài 2 tính năng tổ chức và tham gia cuộc họp thì Webex meetings còn giúp bạn lên lịch một cuộc họp sắp tới mà bạn muốn. Chỉ cần nhấp vào đây, sau đó điền các thông tin cần thiết như: ngày, giờ, tên cuộc họp, tên hay email của những người tham gia,…

Calling

Người dùng có thể gọi điện với bất kì người nào, chỉ cần người đó sử dụng Webex. Nhập tên hay email vào thanh tìm kiếm, bạn sẽ có thể dễ dàng thực hiện cuộc gọi.

Teams

Tạo nhóm nhỏ để bàn bạc về một dự án sắp tới. Hãy đặt tên cho nhóm của mình và thêm tên hay email của mọi người để hoàn tất.

Vidcast

Chia sẻ nội dung từ các cuộc họp Webex của bạn đến các nền tảng xã hội như: Facebook, Youtube, Linkedln,… nhằm tăng tính tương tác và số lượng người tham gia.

Connect to a device

Cho phép bạn kết nối với các thiết bị Cisco có sẵn trong hệ thống trong cùng một không gian (sử dụng 9 ký tự code trên màn hình để kết nối).

2.2) Các tính năng dành cho người tổ chức

Ngoài những tính năng tương tự như của người tham gia, Webex meteings còn có một số tính năng khác dành cho người tổ chức cuộc họp.

Recording Với chức năng ghi hình cuộc họp và lưu lại trên thiết bị, Webex meetings giúp bạn có thể xem lại nội dung cuộc họp mọi lúc, mọi nơi mà không bị bỏ lỡ.
Mute all Nếu cảm thấy phiền nhiễu do âm thanh phát ra từ những người tham dự, host có thể lựa chọn tắt tiếng của tất cả thành viên, ngoại trừ bản thân.
Move meeting to a video device: chuyển cuộc họp video đang diễn ra sang thiết bị khác. Lock meeting: bảo vệ và quản lý cuộc họp khỏi những vị khách không được mời tham dự. Invite people: mời những người mà bạn muốn cùng tham gia thảo luận. Whiteboards: thoải mái thể hiện ý tưởng của mình với bảng trắng kỹ thuật số. Enable breakout sessions: tạo các nhóm nhỏ để thảo luận, làm việc nhóm mà không ảnh hưởng đến cuộc họp chính. Enable sign language interpretation: dịch thuật ngôn ngữ ký hiệu trong quá trình họp trực tuyến. Statistics: cung cấp thông tin và dữ liệu thống kê về cuộc họp giúp bạn quản lý cuộc họp một cách hiệu quả hơn.
Khi muốn rời khỏi cuộc họp, hãy chọn biểu tượng màu đỏ có dấu X Leave meeting: rời khỏi cuộc họp mà không ảnh hưởng đến những người tham gia. End meeting fol all: kết thúc cuộc họp, lúc này hoạt động hội họp sẽ không được tiếp tục.

3) HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN CISCO WEBEX MEETINGS

Bước 1: Truy cập vào https://www.webex.com/, chọn Sign Up, It’s Free.

Bước 2: Nhập địa chỉ email, sau đó chọn Next.

Bước 3: Webex sẽ gửi mã code 6 chữ số đến email của bạn, hãy nhập mã code vào ô trống.

Bước 4: Nhập tên và mật khẩu tài khoản Cisco Webex của bạn, rồi bấm xác nhận đăng ký Confirm sign up.

Lưu ý: Mật khẩu có độ dài ít nhất từ 6 đến 10 ký tự (hoặc có thể hơn), bao gồm chữ, số và một ký tự đặc biệt. Trong đó có ít nhất một chữ viết hoa.

Đây sẽ là màn hình hiển thị sau khi đăng ký thành công.

Kim Cát hy vọng với bài viết này, các bạn sẽ có thể sử dụng Cisco Webex meetings một cách dễ dàng và tiện lợi hơn từ việc tổ chức đến điều hành cuộc họp. Hãy cùng nhau khám phá và trải nghiệm thêm nhiều tính năng cũng như lợi ích mà Webex meetings mang đến cho bạn.